Tähtipäivien aikajana
<< | Etusivu | >>
Edeltävä vuosi
Joulu-tammikuu
Ursa julistaa (yhdistysyhteyksistä vastaa henkilö hoitaa) seuraavan vuoden tähtipäivät haettavaksi noin kolme kuukautta ennen kuluvan vuoden tähtipäiviä. Ilmoitus ainakin seuraaville kanaville:
- yhdistys-l@ursa.fi -sähköpostilista
- Astronetti: Tapahtumat-alue
Annettava harkinta-aikaa yhdistyksille parisen kuukautta.
Tammi-maaliskuu
Paikallinen järjestäjä miettii halukkuuttaan tapahtuman järjestämiseen. Mietittäviä asioita:
- Tutustukaa tähtipäiviin tilaisuutena (aikaisempien osallistumisten kokemukset, tähtipäivien dokumentointi, lisätietojen kyseleminen Ursasta)
- Haluatteko juuri Tähtipäivien kaltaisen tilaisuuden paikkakunnalle
- Löytyykö yhdistyksestänne riittävän henkilöresurssit tapahtuman järjestämiseen
- Onko paikkakunnallanne sopivia tiloja tapahtumalle
- Sopiiko Tähtipäivien tyypillinen ajankohta (maaliskuu / kevänpäiväntasauksen tienoo) yhdistyksenne suunnitelmiin
Paikallinen järjestäjä laatii hakemuksen tähtipäivien järjestämisestä ja lähettää Ursan vastaavalle toimihenkilölle. Hakemuksessa voi yleisesti kuvata mahdollisuuksia ja resursseja tapahtuman järjestämiseen.
Maaliskuu
Ursa tekee päätöksen jätettyjen hakemusten perusteella ja ilmoittaa, kenelle Tähtipäivät on myönnetty seuraavaksi vuodeksi.
Paikallinen järjestäjä voi halutessaan esitellä kuluvan vuoden Tähtipäivien yhteydessä seuraavan vuoden tapahtuman puitteita.
Maalis-syyskuu
Ursan päätöksen jälkeen on mahdollista aloittaa keskustelut Tähtipäivien puitteista tarkemmin.
Ajankohta
Paikallinen järjestäjä tarkentaa Ursan kanssa ajankohdan Tähtipäiville. Huomioitavia asioita ovat mm.
- Yleinen ajankohta kevätpäiväntasausta läheisin viikonloppu
- jos pääsiäinen on maaliskuun lopussa, niin voidaan mennä viikon verran aiemmaksi
- jos on pakottavia syitä (ks. jäljempänä), viikko eteenpäin tai taaksepäin on mahdollinen
- Suuret kansainväliset urheilutapahtumat (olympialaiset, maailmanmestsruuskisat)
- Paikalliset muut suuret tapahtumat (messut, markkinat, urheilutapahtumat ym.), jotka voisivat syödä yleisön tähtipäiviltä
Jotkin valtakunnallisista ja paikallista tapahtumista voivat vaikuttaa yleisön saamiseen paikalle. Tähtiharrastustapahtumissa taas vaikuttaa yleensä ajankohdan päättämisaika: Tähtipäivät päätetään yleensä ensin, muut jaostotapaamiset sovitellaan sen mukaan.
Paikka
Kannattaa myös hyvissä ajoin aloittaa sopivien paikkojen etsintä. Tyypillisesti paikkana on ollut joku oppilaitos, jossa riittävät tilat esitelmille ja näyttelylle. Muita tarvittavia tiloja on illanvieton paikka.
Tilojen vuokran suhteen Ursa saattaa asettaa jotain puitteita, jos Ursa toimii tilojen maksajana. Vuokrakustannukset toki voi olla mahdollista saada avustuksena. Ks. kuitenkin tarkemmin talousasiat.
Syys-marraskuu
- Tähtipäivien verkkosivut avattava
- Alkuun riittää paikka, aika, mahdollinen teema
- Ohjelmaa ja muita asioita täydennetään niiden selvitessä
- Verkkosivutuilaa saa Ursasta
- Markkinointiin osoite www.ursa.fi/tahtipaivat
- Ursan verkkoylläpito tekee ohjaukset