Ohjeita jaostonvetäjälle

• Jaoston vetäjän "viralliset" velvollisuudet ja oikeudet
• Yhteydenpito Ursan suuntaan
  • Jaostotoimikunta
• Yhteydenpito jaostolaisiin
  • Ursa Minor
  • Sähköinen viestintä
• Jaoston talous
• Vetäjän etuudet
• Vetäjien vaihtuminen
  • Vetäjien nimittäminen
  • Apuvetäjät
• Vinkkejä työtaakan painaessa

Ursan hallitus on joskus aikoinaan määritellyt jaoston vetäjän tehtäviin kuuluvat velvollisuudet ja oikeudet lyhykäisyydessään seuraavasti:

Velvollisuudet

• Yhteydenpitovelvollisuus Ursan suuntaan
• Yhteydenpitovelvollisuus jaostolaisiin
• Vastuu jaoston taloudesta

Oikeudet

• Oikeus Ursan toimihenkilöalennukseen
• Ilmainen Tähdet-vuosikirja
• Oikeus kulukorvauksiin

Pääasiallinen yhteydenpito Ursaan (eli sen toimihenkilöihin toimistossa ja hallituksessa) käsittää lähinnä virallisten suunnitelmien ja toimintaraportin tekemisen sekä tietenkin talouspuolen eli kulukorvausten pyytämisen.

Vuosittain yleensä elo-syyskuussa vetäjä laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion. Toimintasuunnitelma voi käsittää muutama ranskalaisen viivan, jossa mainitaan jaoston suuremmat hankkeet, kuten projektit ja julkaisut. Tavanomaista toimintaa ei erityisemmin ole tarvetta listata.

Talousarvio on lähinnä se rahasumma, jonka vetäjä arvelee jaoston tarvitsevan toimintaansa tulevana vuonna. Arviossa kannattaa eritellä juoksevat kulut, projektit ja julkaisutoiminta erikseen. Talousarviota tehdessään kannattaa huomioida, että mikäli on odotettavissa vetäjän vaihtuminen tulevana vuonna, kannattaa keskustella tulevan vetäjän kanssa, jos sellainen on tiedossa. Jos uutta vetäjää ei ole tiedossa kannattaa arvio tehdä omalla näppituntumalla. Talousarviossa kannattaa huomioida, että se on suuntaa-antava eikä ihan pennintarkka. Jaosto voi myöhemmin hakea lisärahaa yllättäviin hankkeisiin, joita ei ole tiedossa talousarviota laadittaessa (ks. jaoston talous).

Vuosittain keväällä noin helmikuulla kerätään kaikilta jaostoilta toimintakertomus. Tämä on eräällä lailla näytönpaikka jaostolta. Ursa odottaa tietoja siitä, miten jaosto toimii. Toimintakertomus on siis raportti Ursan toimihenkilöille jaoston aktiivisuudesta. Itsessään toimintakertomus on melko yksikertainen tekstinpätkä. Siinä tulisi eritellä tärkeimmät tapahtumat jaostossa, julkaisut, projektit ja muut toteutetut hankkeet. Tärkeitä tietoja on myös vetäjien ja apuvetäjien vaihtumiset. Muutamat tilastotiedon voi heittää mukaan, muttei mitään hirveitä numerolitannioita. Raportti voi olla vapaata tekstiä, mutta myös ranskalaiset viivat käyvät. Ursan varsinaiseen toimintakertomukseen kuitenkin joku henkilö toimittaa koosteen jaostojen osuudesta.

Jaostojen yhteistyöelin

Jaostojen yhteistyöelin eli jaostotoimikunta eli lyhesti jtk on se instanssi, johon eniten ollaan Ursassa yhteydessä. Jtk on jaostolaisten ja Ursan hallituksen luottamuselin, johon yleensä valitaan henkilöitä jaostojen piiristä. Jtk:n kanssa kannattaakin pitää käytännön asioissa yhteyttä, sillä siinä on yleensä sellaisia henkilöitä, jotka tuntevan jaostotoiminnan. Ursan toimistolla työskentelevillä ei välttämättä ole riittävästi tietoja jaoston toimintaan liittyvistä yksityiskohdista.

Jtk kerää jaostoilta toimintasuunnitelmat, talousarviot ja toimintakertomukset. Toimikunta kyselee myöskin vuosittain muutamia muita asioita, kuten ehdotuksia Stella Arcti -palkintojen saajiksi tai aiheita käsiteltäviksi harrastustapahtumien yhteispalavereissä.

Jaostonvetäjän ehdottomasti tärkein velvollisuus on pitää yhteyttä omiin jaostolaisiin, sillä vetäjähän on jaostolaisten eräänlainen tukihenkilö. Juuri tämän tehtävän hoitaminen erottaa hyvän ja huonon vetäjän. Ursa odottaa vetäjän hoitavan tämän osuuden hyvin.

Ensinnäkin yhteydenpito tarkoittaa jaoston alaa koskeviin yleisiin kyselyihin vastaamista. Kun Tähdet ja avaruus sekä Ursa Minor -lehdissä on vetäjän nimi, jäsenistö odottaa saavansa mainitusta osoitteesta tai puhelinnumerosta tietoa. Vetäjäksi ryhtyessään on otettava se huomioon, kyselyjä tulee enemmän tai vähemmän. Joukkoon mahtuu joskus jotain melko outojakin yhteydenottoja, mutta omaan alaan kuulumattomat voi kohteliaasti ohjata vaikka Ursan toimistolle.

Jaoston jäsenistöstä ja aktiiveista on syytä pitää kirjaa. Myös Ursa Minor -lehti odottaa tämän tehtävän hoitoa. Yhteyttä aktiiveihin tulee pitää senkin jälkeen, kun he ovat ilmoittautuneet jaoston jäseniksi. Yhteydenpitotapoja on useita. Ehkä helpoin, ja tehokas tapa on käyttää Ursa Minor -lehteä. Säännöllinen kirjoittelu lehteen tavoittaa jaoston jäsenet helposti ja säännöllisesti. Ursa Minor toki on hiukan anonyymi tapa käsitellä jäsenistöä, joten henkilökohtaisiakin yhteydenottoja kannattaa viljellä, esim. sähköpostin, kirjeiden ja/tai puhelinsoittojen muodossa, tietenkin jaoston talouden rajoissa (toki talous tulee suunnitella sellaiseksi, että se kestää halutun yhteydenpitotiheyden).

Ehdottomasti pitää vastata jaostolaisten kyselyihin. Kovin pitkäksi aikaa ei ole hyvä viivyttää vastaamistaan. Toki tässäkin on oma muiden asioiden aikataulu ratkaiseva tekijä.

Tärkeä yhteydenpitokanava on tapahtumat. Erityisesti Cygnus-kesätapahtumaan kannattaisi tulla ja järjestää jaostolaisilleen tapaamistilaisuuden, mikäli se vain omaan aikatauluun ja talouteen sopii. Tähtipäiville ja muiden erityistapahtumiin osallistumista voi harkita, mutta ne eivät ole niin tärkeitä kuin kesätapahtuma.

Oman jaostonsa asiaa voi levittää myös esim. Tähdet ja avaruus -lehden kautta, jos haluaa tiedon leviävät suurille joukoille.

Ursa Minor

Ursa Minor -lehti on jaostojen yhteinen tiedotuskanava, käytä sitä siis hyväksesi. Oman jaoston jäsenistön ohella tavoitat myös muita jaostoaktiiveja ja potentiaalisia uusia jäseniä jaostoosi.

Joka jaostolla on periaatteessa oma palsta (optiikalla ja valokuvauksella on ollut yhteinen). Jaostonvetäjä tai hänen nimittämänsä palstantoimittaja valmistaa materiaalin ihan painovalmiiksi yhteisten ulkoasuohjeiden mukaan ja toimittaa sen määräpäivään mennessä Ursa Minorin päätoimittajalle/taittajalle.

Ursa Minorin käytännön asioissa neuvoo lehden päätoimittaja. Häneltä tulee säännöllisesti toimituskirjeet, joissa kerrotaan mm. aineiston jättöpäivät so. dead-linet. Päätoimittajalta voi kysellä myös lehteen liittyvistä asioista.

Ursa Minoriin liittyy myös jaostoaktiivien listan ylläpitäminen. Vetäjän tulisi ilmoittaa ne jaostolaiset, jotka hän katsoo riittävän aktiiveiksi saamaan Ursa Minorin ilmaiseksi. Kriteerit jaostoittain ovat vaihdelleet, mutta kaiketi hyvä perustelu on, että henkilö tarvitsee jaoston tiedotusta ja osoittaa sen verran säännöllistä aktiivisuutta, että voidaan katsoa hänen olevan kiinnostunut jaoston toiminnasta. Kannattaa ehkä aluksi hiukan katsoa, onko uusi kaveri tosissaan kiinnostunut ja sitten liittää hänet listalle. Toisaalta, jos jostakusta ei kuulu pitkään aikaan mitään, niin turha Ursa Minorin vähäisiä varoja on haaskata sellaiseen henkilöön, joka ei osoita minkäänlaista aktiivisuuden merkkiä. Ursa Minor kannattaa ajatella eräänlaisena palkintona aktiivisille jaostolaiselle. Missään tapauksessa ei jäsenlistaa kannata kasvattaa vain sen vuoksi, että iso lista näyttää hienolta.

Huomattakoon sellainen seikka, että vaikka henkilö olisi kuinka aktiivinen, muttei kuulu Ursaan, hän ei saa UMIa ilmaiseksi. Tämä johtuu tietenkin siitä, että UMI on yksi Ursan jäseneduista. Tällaista jaostolaista voi pyytää liittymään Ursaan tai tilaamaan Ursa Minor. Jäsenyystarkastus tehdään Ursan toimistolla, joten siitä ei kannata huolehtia. Ursa Minorin rekisterin hoitaja ilmoittaa kyllä vetäjälle, jos joku ei ole oikeutettu ilmaiseen lehteen.

Lista kannattaa tarkastaa ainakin kerran vuodessa, vuodenvaihteen jälkeen ennen UMIn vuoden ensimmäistä numeroa. Puolivuosittainkin tarkastus voi tehdä. Listat kysellään kerran vuodessa, mutta lisäyksiä ja poistoja voi ilmoitella pitkin vuotta joka numeron yhteydessä.

Sähköinen viestintä

Nykyaikana sähköinen viestintä (sähköposti ja WWW) on tärkeitä kanavia yhteydenpidossa ja tiedonvälittämisessä. Jaoston vetäjä saa tarvittaessa ilmaisen käyttäjätunnuksen Ursan Internet-palvelimeen. Joka jaostolla on myös sähköpostialias, josta posti voidaan ohjata vetäjän omaan osoitteeseen. Tällainen on hyvä ainakin silloin kun vetäjä vaihtuu usein. Tarvittaessa myös jaoston muille toimihenkilöille voidaan luoda tunnuksia.

Jaosto tarpeisiin voidaan luoda myös sähköpostilista, jota vetäjä voi pitää yllä. Listan avulla voidaan jaostolle luoda nopea keskustelu- ja tiedotusfoorumi. Jaosto saa myös tilaa omille WWW-sivuilleen. Nykyään jokaisella vanhalla jaostolla on jo sähköpostilista

Ursan serverin käytössä ja tunnusten saamisessa auttaa Ursan serverin ylläpitoryhmä.

Vetäjällä on vastuu jaoston taloudesta, toisaalta Ursa ei edellytä vetäjän laittavan omaa rahaa Ursalle tehtävään työhön. Eli oikeus kulukorvaukseen on ja tätä oikeutta kannattaa käyttää.

Edellä selostettiinkin talousarvion laatiminen. Se kannattaa suunnitella realistisesti. Toisaalta se ei ole, kuten edellä mainittiin mikään pennintarkka. Kuitenkin syksyllä suunniteltua arviota pitäisi pyrkiä noudattamaan. Eli vähän tulee seurata menoja. Tämä koskee myös niitä vetäjiä, joilla on käytettävissään suoraan Ursan toimiston palvelut. Postitukset, faksit, kopiot yms. menevät tietenkin Ursan yhteisestä pussista.

Aina toimintaa ei voi ennakoida täysin. Saattaa tullaa uusia ideoita tai vetäjä on voinut vaihtua ja uudella vetäjällä on tuoreita ideoita. Ennakoimattomia hankkeita varten on jaostotoimikunnalla yleensä hiukan määrärahaa, joten tällaisissa tapauksissa käännytään ensin jtk:n puoleen. Mikäli hanke on suuri tai jtk:lla ei ole rahaa, voidaan kysellä Ursan taloudenhoitajan mielipidettä ja tehdä sitten Ursan hallitukselle esitys. Tässäkin voivat jtk:n jäsenet auttaa.

Kulukorvauksien saamiseksi on tärkeää ottaa kuitit kaikista hankinnoista. Tositteet voi lähettää tai tuoda isommissa nipuissa muutaman kerran vuodessa suoraan Ursan toimistolle. Osoitteeseen voi liittää maininnan "Varainhoito".

Millaisia kuluja sitten korvataan? Yleensä postimerkit, kirjekuoret, kansiot ym. konttoritavara on OK. Konttoritavaraa voi tilata myös Ursan kautta. Ursan toimistosta voidaan lähettää pyynnöstä ainakin kirjekuoria ja kopioida havaintolomakkeita.

Puhelinkulujakin voi laskuttaa, jos puhelut ovat perusteltuja. Korvattavista puheluista olisi syytä pitää kirjaa. Projekteihin ja julkaisutoimintaan liittyvät kulut ovat myös OK. Matkoihin ei yleensä rahaa myönnetä ellei niitä ole hyväksytty jaoston talousarvioon, mutta toistaiseksi yleinen käytäntö on ollut, ettei niitä korvata. Pizza- ja hampurilaislaskuja on turha edes tyrkyttääkään, vetäjällä ei ole edustustiliä Ursassa :-)

Matkakorvauksiin on sellainen poikkeus tullut käyttöön, että matkat Cygnukselle ja Tähtipäiville korvataan, mikäli vetäjä tai apuvetäjä järjestää jaostonsa ohjelmaa ko. tapahtumassa. Yleissääntönä on, että korjausmaksetaan julkisten kulkuneuvojen mukaan. Matkaliput on hyvä säilyttää kuitteina, vaikka ne eivät olekaan ihan välttämättömiä laskun liitteinä.

Oman auton käytöstä voi saada korvausta perustellusta syystä. Tällaisia voivat olla esim. muuten kohtuuttoman hankalat kulkuyhteydet, raskaamman materiaalin tuominen tapahtumaan, useamman muun vetäjän kyyditseminen tapahtumaan tms. Oman auton käyttökorvauksista tulisi kuitenkin neuvotella varainhoitajan kanssa erikseen ennen laskun laatimista. Korvausperiaatteena on todelliset kulut (esim. polttoaine), ei kilometrikorvaukset.

Ohjelmaa järjestävät vetäjät ja apuvetäjät yleensä ovat vapautettuja tapahtumien osallistumismaksusta. Jaostotoimikunta ja paikallinen järjestäjä sopivat erikseen, mikäli esim. majoitus on vetäjille ilmainen. Aterioita ei yleensä korvata.

Monien mielestä vetäjän saamat etuudet ovat vähäisiä. Niitä kuitenkin on muutama:

1) Ursan toimihenkilöalennus

Saat 30% alennuksen Ursan tuotteista. Jos haluat Ursan kirjoja halvemmalla, niin hyödynnä alennus. Muista mainita toimihenkilöalennus tilatessasi/ostaessasi Ursasta. Toimistoväki ei aina muista sitä.

2) Ilmainen vuosikirja

Tähdet-vuosikirjan saat automaattisesti sen ilmestyttyä. Joillekin kirja lienee hyödyllinen, toiset eivät taas katso sitä etuudeksi. Yleensä vetäjän vaihduttua vuoden aikana sekä vanha että uusi vetäjä on kirjansa saanut.

Uudet jaostonvetäjät nimitti aiemmin Ursan hallitus. Tehtävä on nyttemin siirretty jaostotoimikunnalle. Vetäjän vaihtuessa ilmoita aina jaostotoimikunnalle. Huolehdi, että uuden vetäjän yhteystiedot menevät Ursa Minor- ja Tähdet ja Avaruus -lehtiin.

Apuvetäjät

Jaostoihin voidaan nimittää virallisia apuvetäjiä. Apuvetäjien velvollisuudet ja oikeudet ovat samoja kuin vetäjällä, mutta päävastuu yhteydenpidosta ja talousvastuu on vetäjällä. Apuvetäjä ja vetäjä voivat sopia työnjaosta. Apuvetäjät nimittää myös jaostotoimikunta.

Jaostonvetäjän tehtävät edellyttävät jossain määrin panosta harrastukseen. Velvollissu edellyttää, että jaoston eteen tehdään jotain. Joskus saattaa käydä niin, että innostus ei ole enää niin suuri kuin tehtävää aloitettaessa tai elämäntilanteen muuttuminen ei anna myötä enää niin suurelle panostukselle. Myös joku suurempi, mutta silti mielenkiintoinen projekti voi olla vaikeasti yhden ihmisen toteutettavissa. Kaikkiaan kuitenkin jaostolaisten ja Ursan kannalta on tärkeää, että jaosto toimii ja sillä on aktiivinen vetäjä.

Jaostonvetäjän tehtävien helpottamiseksi ja innostuksen ylläpitämiseen on keksitty joitain keinoja:

Vetäjän avuksi voidaan nimittää virallinen apuvetäjä (ks. apuvetäjät), joka voi jakaa vastuuta ja työtä. Apuvetäjä voi tietyssä vaiheessa olla myös askel vetäjän vaihtamiselle. Apuvetäjä voi opetella vetäjän tehtäviä ja ottaa homman hoitoonsa jonkun ajana kuluttua. Apuvetäjän kanssa kannattaa kuitenkin jo heti alussa sopia, onko tällainen tähtäimessä. Apuvetäjän sijasta/ohella voidaan jaostolle etsiä muita avustavia toimihenkilöitä, jotka hoitavat tiettyjä tehtäviä jaostossa. Työn delegoiminen on erittäin hedelmällistä.

Vetäjän tehtävien kierrättäminen on muutamissa jaostoissa osoittautunut toimivaksi innostuksen ylläpitoon. Voidaan sopia, että jaostonvetäjän tehtäviä vaihdetaan määräajoin, esim. vuoden välein. Tämä ei tietenkään estä innostunutta vetäjää ottamasta useampia kausia peräkkäin, mutta tieto siitä, että tehtävästä pääse määräajan jälkeen eroon, innostaa yrittämään hoitaa oma vetäjäkausi kunnialla läpi. Tällaisessa järjestelyssä on kuitenkin huolehdittava, että vaihto tapahtuu joustavasti ja tieto uudesta vetäjästä tulee riittävän hyvin tietoisuuteen Ursan jäsenkunnassa.

Mikäli vetäjästä alkaa tuntua siltä, että homma ei enää innosta, on hyvissä ajoin uskallettava luopua vetäjän tehtävissä. Ursan jäsenistön kannalta on paljon selkeämpää, jos jaostolla ei ole vetäjää kuin se, että vetäjä nimellisesti on, mutta että hän ei tee mitään. Tällainen antaa huonon kuvan koko jaostotoiminnasta.

Kun haluaa luopua vetäjän tehtävistä, kannattaa ensin tunnustella aktiivisimpien jaostolaisten kiinnostusta tehtävään. Sitten voi kuuluttaa Ursa Minorin palstalla, että uutta vetäjää etsitään. Kannattaa välttää "ruikuttavaa" linjaa ja yrittää mainostaa vetäjän tehtävien mielenkiintoisuutta. Jos omaa innostusta on vielä olemassa, niin kannattaa ehdottomasti tarjota taustatukea mahdolliselle tulevalle vetäjälle.

Mikäli yrityksistä huolimatta uutta vetäjää ei löydy esim. reilun puolen vuoden sisällä, niin kannattaa rohkeasti erota ja pyytää jaostotoimikunnan apua. Jtk ei toki kauhean paljon välttämättä pysty tekemään, mutta se voi jatkaa uuden vetäjän hakemista. Kokemus on osoittanut, ettei mikään jaosto ole viime vuosina jäänyt kovin pitkäksi aikaa ilman vetäjää.