4/97

TÄRKEIMMÄT ASIAT ENSIN Kerho- ja yhdistysjaoston syysseminaari pidetään tänä vuonna Hollolassa Laitialan leirikeskuksessa 24.-26.10. Aiheina seminaarissa on tähititieteellisten tapahtumien järjestäminen (varsinkin Cygnus ja Tähtipäivät), nuorisotoiminta ja tähtinäytännöt. Tarkoituksena on myös keskustella nuoriso-ohjaajakoulutuksesta. Toki muitakin aiheita käsitellään tarpeen mukaan. Ruokailu paikan päällä on mallia 'omat eväät'. Lisätietoja heruu jaoston vetäjältä, jonka yhteystiedot löytyvät UMin takakannesta. JA SITTEN MUIHIN ASIOIHIN Jaoston vetäjä sai allekirjoittaneen nakitettua Cygnuksella kirjoittamaan UMiin juttua jaoston toiminnan tiimoilta. Kuulemma on minullakin jokin osaamisen alue... Ajattelinpa sitten kirjoitella tähtiharrastustapahtumien järjestämisestä, keskittyen vielä näihin laajempiin tapahtumiin elikkä Cygnukseen ja Tähtipäiviin. Sattuipa sitten tuon seminaarinkin aihe sopimaan tähän ideaan, joten eipä muuta kuin kirjoittelemaan. Seminaarissa voikin sitten vapaasti kritisoida kaikkia tässä esitettyjä ideoita. ALKUVAIHEET Mitäs sitten pitäisi oikeastaan tehdä, kun omassa seurassa herää ajatus tapaamisen järjestämisestä ("Pitäähän kaikille muille Suomen harrastajille näyttää tätä meidän uutta hienoa tähtitornia..."). Ensinnä pitää selvittää, onko seurassa tarpeeksi vapaaehtoisia työntekijöitä työskentelemään tapaamisen hyväksi ennen tapaamista ja varsinkin tapaamisen aikana, jolloin tarvittavien "työläisten" määrä on suurimmillaan. Jos näyttää siltä, että tarpeeksi orjia löytyy, otetaan yhteyttä URSAan ja ilmoitetaan halukas tapaamisen järjestämiseen. Ja sitten vain järjestetään tapahtuma sisulla ja sydämellä. AIKATAULU Tässä tarkoitetaan tapaamisen järjestämisen aikataulua, ei itse tapaamisen aikataulua. Tarvittavan ajan määrä varmasti yllättää monet, sillä aina aika loppuu kesken... Viimeistään puoli vuotta ennen tapahtumaa pitää olla selvillä paikka, jossa tapahtuma järjestetään. Mielellään jo aikaisemmin, koska jaostotoimikunnan toimihenkilöt saattavat haluta käydä katsastamassa paikan etukäteen varmistaen sen soveltuvuuden tapahtuman paikaksi (Tämä koskee oikeastaan vain Cygnusta, jossa perinteisesti on ollut telttamajoitusta. Tällöin on tärkeää nähdä paikka "kesäisessä" asussa.). Järjestelyille yllättävän aikataulun sanelee oikeastaan ilmoittelu tapahtumasta. T+A:n vaatii aineiston lehteen yllättävän pitkän aikaa ennen lehden ilmestymistä. T+A:n ilmestymisaikataulu selviää T+A:n viimeisimmästä numerosta tai kysymällä URSAn toimistosta. Koska tapahtumaa koskevissa ilmoituksissa pitää jossain vaiheessa olla myös ohjelmatiedot, pitää kysellä ja selvittää eri ohjelmanumerot hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. UMi on toimitusaikataulultaan huomattavasti nopeampi, mutta ongelmana on pienempi levikki. Käytännössä kyllä kaikki aktiiviset harrastajat tavoittaa UMin kautta, mutta uudet harrastajat (vasta vähän aikaa harrastaneet) eivät välttämättä saa UMia. ILMOITTELU TAPAHTUMASTA Ilmoittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, sillä ilmoitusaikataulu saattaa olla yllättävän pitkä, kuten edellä tuli mainittua. Ilmoituksista pitäisi käydä ilmi tapahtuman paikka, tapahtuman aika ja osallistumisohjeet. Myös tapahtuman ohjelma olisi hyvä olla ilmoituksissa. Aina ei voi tietää koko ohjelmaa ilmoitusten painoon mennessä, mutta jonkinlainen runko olisi hyvä selvitä ilmoituksissa. Ilmoittelussa voi käyttää luovuutta mielin määrin, kunhan ilmoitus on vain selkeä ja mielenkiintoinen. JÄRJESTELYT ITSE TAPAHTUMAN AIKANA PAIKAN JÄRJESTELY ETUKÄTEEN Etukäteen pitää selvittää kaikki paikan asettamat rajoitukset (mihin saa mennä ja minne ei, rakennusten aukioloajat yms.). Nämä rajoitukset pitää kertoa kaikille osallistujille heidän saapuessaan, esimerkiksi antamalla jokaiselle osallistujalle tapahtuman viimeisin ohjelma ja ohjeet samalla paperilla. Ilmoitustaulut ja ilmoittautumispiste pitää laittaa valmiiksi etukäteen. Osallistujille jaettava materiaali pitää olla jo valmiina ennen ensimmäisen osallistujan paikalle tuloa. Tällä varmistetaan kaikkien osallistujien materiaalin saaminen. Mahdolliset majoitustilat ja/tai telttapaikat pitää merkitä selkeästi. RUOKAILU Yleensä osallistujat hoitavat ruokailunsa itse, mutta esimerkiksi Cygnuksilla on viimeaikoina tarjottu järjestäjien puolesta aterioita. Noin kolmasosa-puolet valitsevat tämän vaihtoehdon, jos ruokailu on kohtuuhintaista. Kuitenkin tarvitaan hyvä paikka,jossa halukkaat voivat laittaa ruokansa itse (Cygnuksilla). JÄRJESTYS TAPAHTUMAN AIKANA Harrastustapaamisissa on aina siirrytty jossain vaiheessa hiukan viihteen puolelle ja silloin jotkut ottavat hiukan miestä väkevämpää. Alkoholin käyttöä tapaamisissa ei oikein voi estääkään, joten asian kanssa pitää tulla toimeen. Alueen asettamien rajoitusten (esim. saunomisaika) voimassapitämiseksi tarvitaan muutama "järjestysmies", jotka pitävät huolen siitä, että vastaavaa paikkaa voidaan käyttää vastakin. Yleensä järjestysmiehen homma on hyvin leppoisaa, tarvitsee vain muistuttaa ihmisiä aikatauluisa. Järjestysmiehen pitäisi myös tietää, mistä löytyy tarvittaessa ensiaputarvikkeet. ILMOITTELU TAPAAMISEN TAPAHTUMISTA Ilmoitustaulu pitää olla keskeisellä paikalla ja sitä pitää päivittää tapahtuman aikana heti kun muutoksista tulee tieto. Jos tapahtuman paikka on hiukankin suurempi, pitää järjestäjillä olla paikan päällä megafoni, jolla ilmoittaa aikataulun muutoksista "reaaliajassa". LOPUKSI Ei muuta kuin intoa ja yritystä, niin helposti syntyy hyvä tapaaminen. Ja aina pitää muistaa, että paikallisen järjestäjän käden jälki kannattaa jättää tapahtumaan esimerkiksi yllätyksellisen ohjelman muodossa. Lisätietoja voi kysellä allekirjoittaneelta, yhteystiedot löytyvät UMin takakannesta. Kaj Mustikkamäki ENGLISH SUMMARY Autumn seminar will be from 24th to 26th October in Hollola at Laitila camp center.