Kerho- ja yhdistystoimintajaosto

Emma Herranen oli vuoden 2002 Cygnuksen vastaava järjestäjä Tampereen Ursasta. Tässä hänen listansa hyväksi opituista/huomioitavista asioista tuleville järjestäjille:

BUDJETTI:
- Varautukaa siihen että tulee ajokustannuksia kuljetuksista ja tapahtumapaikan etsimisestä.
- Myöskään puhelin/nettikuluja ei saa unohtaa.
- Toimistotarvikkeet voi huomioida.
- Miten perheet huomioidaan osallistumismaksuissa?

PÄIVYSTYS
- Päivystys Infossa on hyvä olla klo 8-22. Muina aikoina on hyvä olla saatavilla jonkun vastaavan henkilön puhelinnumero.
- 24h pitää olla saatavilla joku ajokuntoinen (ja -kortillinen) otus.
- Päivystys/Infopiste on paras sijoittaa paikkaan, jonka ohi kuljetaan usein (WC:n vierusta on yllättävän hyvä).
- Myös myytävät tavarat kannattaa sijoittaa näkyville päivystyspaikalle.
- Päivystyspaikalle pitää muistaa hommata mm. ensiapulaukku, liikenneaikataulut, ohjelma, järjestysotusten puhelinnumerot ja hätänumerot...
- Päivystäjille on etukäteen tehtävä hyvin selväksi hinnat, majoitus ja ruokailujärjestelyt.

MAJOITUS
- Sisällä Mies/nais/sekamajoitus?
- Teltoille hiljaisten ja möykkäävien puoli.
- Kummallekin telttapuolelle oma sähköjohto!
- Minne sijoitetaa asuntovaunut (n. 3 kpl)? Kuinka niihin saadaan sähkö?

RUOKA
- Pienellä buffetilla saa kivasti lisäkatetta tapahtuman ehkä yllättäviinkin kuluihin.
- 2002 Cygnuksella myytiin 29 makkaraa, 35 suklaapatukkaa, 35 lakua, n. 80 kuppia kahvia, n. 10 kuppia teetä, 17 hedelmää, 12 jugurttia ja 2 koria limsaa.
- Tyhjiä koreja on hyvä varata etukäteen, sillä pulloja todennäköisesti kertyy.
- Kuinka huomioidaan erikoisruokavaliot?
- Tarvitaan jääkaappi myös telttamajoittujien käyttöön.
- Tarvitaan pakaste kylmävaraajien jäädyttämiseen.
- C2002 Lounas/päivällistäjiä oli yhteensä n. 70 kpl
- C2002 aamupalalla oli perjantaina 16 henkeä, lauantaina 24 ja sunnuntaina 19.
- Voisi olla hyvä idea tarjota päivystys- ja järjestelyporukalle aamupala.

OHJELMA
- Missä järjestetään eri säillä?
- Minne kirpputori (jos mahdollista, myös näkyvälle paikalle)?
- Tarvitaanko data/videotykkiä, diaprojektoria?
- Minne sijoitellaan osallistujien kaukoputket? Minne ne saadaan mahdollisesti suojaan sateelta?
- Mihin rakennuspaja? Mistä sinne sähkö (ja tarvittaessa vesi) ?
- Riittääkö lämmin vesi suihkuihin?
- Onko mahdollista saada aikaa yhteissaunavuoro muiden jälkeen?

MUUTA
- Etukäteismaksut ja laskutus sähköpostilla on toimiva ratkaisu. Noin 90% Cygnus-osallistumismaksuista saatiin vuonna 2002 ajallaan.
- Kuinka myöhään paikalle voi saapua, vai suljetaanko portit joskus?
- Onko käytettävissä riittävästi parkkipaikkoja?